Organización: cómo organizarnos y mantenernos organizados

Ultimamente, recibo muchos comentarios y solicitudes de consulta de personas cuya mayor preocupación es lograr organizarse y, por supuesto, mantenerse organizados.

Es por eso que hoy quiero compartir con vos este artículo que publiqué hace más de un año con los suscriptores de mi newsletter y consideré que tal vez te agregaría valor.

Cómo lograr una organización duradera

Muchas personas luchan constantemente para lograr cierta organización en su vida y alcanzar niveles de productividad más altos.

Aún cuando consideramos que estamos organizados es altamente probable que cada tanto volvamos a caer en la desorganización o en un nivel de organización menos que deseable que impacta negativamente nuestra productividad.

Ahora bien, ¿cómo logramos tener un sistema de organización duradero?

Comencemos por definir qué es la organización. Según Julie Morgenstern, fundadora de Task Masters, la organización es el proceso por el cual creamos un entorno que nos permite vivir, trabajar y relajarnos exactamente como queremos.

Cuando estamos organizados, nuestra casa, nuestra oficina y nuestra agenda refleja y promueve no sólo quienes somos sin también lo que queremos y hacia donde vamos.

Hay muchos mitos o errores relacionados con la organización. Por ejemplo:

“La organización es un talento innato.”

La realidad es que la organización es una habilidad que, como tantas otras, se aprende. Un buen ejemplo de esto, que menciona Morgenstern en uno de sus libros, es que pensemos cuantas mujeres tienen una vida muy libre y sin horarios y al tener un hijo demuestran que logran organizarse, adaptarse, definir y respetar horarios para sus hijos, etc. Pasan de salir de casa rápidamente a poder organizarse y salir con un bolso con todo lo que necesita su bebé…

«Organizarse es una tarea faraónica»

Otro mito frecuente es pensar que organizarse es una tarea faraónica. Esto es erróneo ya que organizarse no es más que establecer determinados procesos y cumplirlos. También hay personas que dicen que organizarse es posible pero mantenerse organizado es simplemente imposible. Sin embargo, la organización puede ser duradera. Podemos mantenernos organizados siempre y cuando implementamos el sistema adecuado para nosotros.

Ahora te preguntarás, ¿cuál será el sistema adecuado para mí?

Pues claramente allí está la clave para lograr que tu organización pase de ser temporaria a ser duradera.

Hay muchos y diversos sistemas de organización.

Uno de ellos es el GTD, el sistema de David Allen, Getting Things Done. Este es un sistema que tiene mucha difusión y ha tenido un gran auge en los últimos años. Realmente, el sistema es excelente.

Sin embargo, ¿por qué tantas personas siguen intentando organizarse y no logran los resultados esperados?

Básicamente, debido al enfoque inicial.

Todas las técnicas que adoptemos tal cual las presenta el autor muy probablemente NO nos resulten sustentables en el tiempo.

Instintivamente, al iniciar un proceso de organización muchos salimos a comprar carpetas, contenedores, archivos, adoptamos consejos de amigos, de libros, ajustamos una cosita aquí y otra allá, pero nos olvidamos de lo primordial: nosotros.

Cómo pensamos, cómo actuamos, qué sentimos, qué colores nos gustan, que tipo de vida llevamos, en fin, nuestra personalidad y estructura de vida, son todas cosas importantísimas.

¿Qué sistema hay que implementar para organizarse?

El abordaje de Morgenstern es muy interesante. Plantea que cualquier sistema de organización será exitoso si y solo sí comenzamos de adentro hacia fuera.

El sistema que implementemos debe ajustarse y basarse primero en nuestra personalidad, nuestras actividades, la manera en la que nos relacionamos con el mundo en general y con nuestro mundo en particular.

Si quieres que tu sistema de organización sea duradero, no actúes impulsivamente implementando métodos de otros.

A continuación, algunas sugerencias para comenzar:

• Reflexiona acerca de tus hábitos, tus necesidades, tu personalidad.
• Reconoce e identifica primero cuales son tus movimientos, tus costumbres, etc.
• Examina los motivos por los cuales quieres organizarte.
• Identifica los beneficios concretos que la organización te traerá estar organizado.
• Analiza qué actividades o cosas particulares te traen problemas en tu organización.
• Evalúa los posibles obstáculos que se están presentando actualmente en tu vida que te impiden organizarte.

Lo ideal será que tomes esas sugerencias y dediques unos pocos minutos -papel y lápiz en mano- para escribir al respecto.

Una vez realizado este breve ejercicio estarás en condiciones de crear un plan de acción para tus esfuerzos de organización. Una vez detallado, podrás implementarlo y finalmente organizarte de la manera más adecuada, tomando de las diversas metodologías o sistemas lo que mejor se ajuste a tu situación.

Estos pasos permitirán implementar un sistema que permanecerá en el tiempo.

Tus esfuerzos de organización darán sus frutos, tu sistema será exitoso y tu organización, ¡duradera!

¿Qué reflexiones, ideas, dudas y sentimientos te provoca este tema de la organización?

Gracias por compartirlos escribiendo tu comentario.