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Cómo lograr una
organización duradera
Autor:
Victoria Miles, Virtual
Assistance Argentina
Muchas personas luchan constantemente para lograr cierta
organización en su vida y alcanzar niveles de productividad más
altos.
Aún cuando consideramos que estamos organizados es altamente
probable que cada tanto volvamos a caer en la desorganización o en
un nivel de organización menos que deseable que impacta
negativamente nuestra productividad.
Ahora bien, ¿cómo logramos tener un sistema de organización
duradero?
Comencemos por definir qué es la organización. Según Julie
Morgenstern, fundadora de Task Masters, la organización es el
proceso por el cual creamos un entorno que nos permite vivir,
trabajar y relajarnos exactamente como queremos.
Cuando estamos organizados, nuestra casa, nuestra oficina y nuestra
agenda refleja y promueve no sólo quienes somos sin también lo que
queremos y hacia donde vamos.
Hay muchos mitos o errores relacionados con la organización. Por
ejemplo:
“La organización es un talento innato.”
La realidad es que la organización es una habilidad que, como tantas
otras, se aprende. Un buen ejemplo de esto, que menciona Morgenstern
en uno de sus libros, es que pensemos cuantas mujeres tienen una
vida muy libre y sin horarios y al tener un hijo demuestran que
logran organizarse, adaptarse, definir y respetar horarios para sus
hijos, etc. Pasan de salir de casa rápidamente a poder organizarse y
salir con un bolso con todo lo que necesita su bebé…
Otro mito frecuente es pensar que organizarse es una tarea
faraónica. Esto es erróneo ya que organizarse no es más que
establecer determinados procesos y cumplirlos. También hay personas
que dicen que organizarse es posible pero mantenerse organizado es
simplemente imposible. Sin embargo, la organización puede ser
duradera. Podemos mantenernos organizados siempre y cuando
implementamos el sistema adecuado para nosotros.
Ahora te preguntarás,
¿cuál será el sistema adecuado para mí?
Pues claramente allí está la clave para lograr que tu organización
pase de ser temporaria a ser duradera. Hay muchos y diversos
sistemas de organización. Uno de ellos es el GTD, el sistema de
David Allen, Getting Things Done. Este es un que tiene mucha
difusión y ha tenido un gran auge en los últimos años. Realmente, el
sistema es excelente. Sin embargo, ¿por qué tantas personas siguen
intentando organizarse y no logran los resultados esperados?
Básicamente, debido al enfoque inicial. Todas las técnicas que
adoptemos exactamente como las presenta el autor muy probablemente
no nos resulten sustentables en el tiempo.
Instintivamente, al iniciar un proceso de organización muchos
salimos a comprar carpetas, contenedores, archivos, adoptamos
consejos de amigos, de libros, ajustamos una cosita aquí y otra
allá, pero nos olvidamos de lo primordial: nosotros. El cómo
pensamos, cómo actuamos, qué sentimos, qué colores nos gustan, que
tipo de vida llevamos, en fin, nuestra personalidad y estructura de
vida, son todas cosas importantísimas. El abordaje de Morgenstern es
muy interesante ya que plantea que cualquier sistema de organización
será exitoso si y solo sí comenzamos de adentro hacia fuera. El
sistema que implementemos debe ajustarse y basarse primero en
nuestra personalidad, nuestras actividades, la manera en la que nos
relacionamos con el mundo en general y con nuestro mundo en
particular.
Si quieres que tu sistema de organización sea duradero, no actúes
impulsivamente implementando métodos de otros. A continuación,
algunas sugerencias para comenzar:
-
Reflexiona acerca de tus hábitos, tus necesidades, tu personalidad.
-
Reconoce e identifica primero cuales son tus movimientos, tus
costumbres, etc.
-
Examina los motivos por los cuales quieres organizarte.
-
Identifica los beneficios concretos que la organización te traerá
estar organizado.
-
Analiza qué actividades o cosas particulares te traen problemas en
tu organización.
-
Evalúa los posibles obstáculos que se están presentando actualmente
en tu vida que te impiden organizarte.
Lo ideal será que tomes esas sugerencias y dediques unos pocos
minutos -papel y lápiz en mano- para escribir al respecto.
Una vez realizado este breve ejercicio estarás en condiciones de
crear un plan de acción para tus esfuerzos de organización. Una vez
detallado, podrás implementarlo y finalmente organizarte de la
manera más adecuada, tomando de las diversas metodologías o sistemas
lo que mejor se ajuste a tu situación.
Estos pasos permitirán
implementar un sistema que permanecerá en el tiempo. Tus esfuerzos
de organización darán sus frutos, tu sistema será exitoso y tu
organización, ¡duradera!
SOBRE EL AUTOR
Victoria Miles © 2008 –
Virtual Assistance Argentina
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Victoria Miles, Asistente Virtual Certificada y titular de Virtual
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