Tal como te indiqué en el artículo introductorio, estaré desarrollando en detalle los 7 requisitos que debe cumplir un cliente para construir un equipo eficaz con su asistente virtual.
Estos requisitos definitivamente contribuirán para que la contratación de servicios de asistencia virtual resulte exitosa.
Requisito #1:
Tener una base de conocimientos tecnológicos
Si bien no es necesario ser un experto, cierto nivel de conocimientos de Internet y de programas de computación o softwares específicos es fundamental. Los conocimientos tecnológicos contribuyen claramente en la comunicación, el rendimiento y la programación de tareas que se tercerizan en una asistente virtual. Estos conocimientos y herramientas, conjuntamente a la contratación de una buena conexión ADSL a internet, facilitan la labor de ambos y sienta las bases para una contratación exitosa de servicios de asistencia virtual.
El cliente no necesita ser experto en cada programa informático en particular que existe en mercado; pero debería, al menos, tener buen manejo del e-mail y una comprensión básica tanto de Internet como de algunas de sus herramientas.
Inclusive, es recomendable que el cliente esté dispuesto a aprender y a mejorar sus conocimientos de tecnológicos.
Actualmente, las TIC (Tecnologías de la Información y de la Comunicación) son fundamentales para el desarrollo de la mayoría de los negocios. Más aún, los conocimientos de nivel inicial de los programas del paquete de Office o son básicos. Si el cliente no tiene siquiera conocimientos iniciales podría resultarle algo difícil el intercambio con su asistente virtual.
Respecto de la comunicación, aunque por cierto obvio, debemos afirmar que es esencial el manejo de algún gestor de correo electrónico y alguno de mensajería instantánea. Actualmente las opciones son muchas y muy amplias.
En lo que respecta a la gestión de e-mails, hay opciones de webmails tales como Gmail, Hotmail, Yahoo y una interminable variedad de alternativas online. Todas estas opciones son simples para manejar y ofrecen un buen servicio de envío y recepción de mensajes. De hecho, muchos de ellos ofrecen, entre otras herramientas, la posibilidad de compartir el calendario.
Normalmente, el e-mail será la primordial herramienta de comunicación entre el cliente y su asistente virtual.
Cuando nos referimos a mensajería instantánea, la opción más común es el Windows Live Messenger o su paralelo más básico, el Windows Messenger. Ambos programas ofrecen envío y recepción de mensajes instantáneos tipo chat. El Windows Live Messenger agrega las opciones de video chat o la utilización de micrófono para conversaciones en vivo.
Otra opción excelente y altamente recomendable es el Skype, que ofrece las mismas opciones que el Windows Live Messenger con una interfaz más sencilla y muy potente para realizar conferencias telefónicas y videoconferencias vía Internet.
Los programas mencionados son gratuitos y muy frecuentemente utilizados entre las asistentes virtuales y sus clientes.
Finalmente, si bien no imperativo pero sí beneficioso será tener conocimientos sobre por ejemplo:
- Navegadores de Internet. El más común y conocido es el Internet Explorer, cuyas últimas versiones ofrecen utilidades bastante interesantes para el usuario promedio. Como alternativas muy completas -y al mismo tiempo, simples de usar- podemos mencionar el Mozilla Firefox y el Google Chrome, ambos muy útiles a nivel usuarios intermedios y comerciales.
- Buscadores. Google es la estrella. Sin embargo, Yahoo y Bing son, entre otras, excelentes fuentes de material informativo y de referencia.
Este tipo de conocimientos tecnológicos por parte del cliente permitirá que ambos manejen un vocabulario similar a la hora de conversar acerca de las actividades a realizar y mejorará la fluidez en la relación entre el cliente y la asistente virtual.
Si bien una asistente profesional podrá orientar y contribuir con el aprendizaje de estas herramientas y tecnologías, cierto conocimiento previo por parte del cliente será clave para una contratación exitosa de servicios de asistencia virtual.
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