Asistencia Virtual: 7 consejos para construir un equipo eficaz con tu asistente virtual – #0

Los servicios de asistencia virtual son el recurso ideal cuando un emprendedor busca una solución permanente y continua para liberar algo de su valioso tiempo, para enfocarse en actividades clave para el desarrollo de su negocio.

Sin embargo, para sacar buen provecho de los servicios de asistencia virtual deben cumplirse determinadas pautas y condiciones. Trabajar con una asistente virtual no es para todo el mundo, ni para todos los negocios. Hay actividades, situaciones específicas y/o clientes para los cuales contratar una asistente virtual no es la solución adecuada.

Si bien es fundamental que la asistente virtual posea determinadas habilidades, conocimientos y experiencia, el cliente también tiene que cumplir con ciertos requisitos para poder contratar exitosamente este tipo de servicio profesional. Estos permitirán el desarrollo de una relación dinámica y fluida con su asistente virtual. De no cumplir con estos requisitos, el trabajo de ambos se tornará dificultoso y, probablemente, la asistente virtual no logre una comunicación efectiva con su cliente. Ello impactará negativamente en la percepción que el cliente tiene sobre el nivel de servicio y el cumplimiento de las tareas delegadas en la asistente virtual.

Ante la contratación de una asistente virtual, los requisitos a cumplir por parte del cliente son los siguientes:

1. Tener una base de conocimientos tecnológicos
2. Poseer capacidad para comunicarse correctamente
3. Estar dispuesto a delegar
4. Estar dispuesto a confiar
5. Promover un estilo de supervisión democrático o liberal
6. Impulsar la implementación de sistemas y procedimientos
7. Respetar y apreciar el trabajo en equipo

Si bien en próximos artículos estaré desarrollando más en profundidad cada uno de estos requisitos, a continuación te presento brevemente de cada uno de los requisitos arriba mencionados.

1. Tener una base de conocimientos tecnológicos

Si bien no es necesario ser un experto, cierto nivel de conocimientos de Internet y de programas de computación o software específicos es fundamental. Los conocimientos tecnológicos contribuyen claramente en la comunicación, el rendimiento y la programación de tareas que se tercerizan en una asistente virtual. Estos conocimientos y herramientas facilitan la labor de ambos y sienta las bases para una contratación exitosa de servicios de asistencia virtual.

2. Poseer capacidad para comunicarse correctamente

A la hora de generar relaciones la comunicación es clave. Una correcta comunicación por e-mail o por medios alternativos ayudan a un mejor entendimiento entre ambas partes. La comunicación facilita no sólo la correcta comprensión de las tareas delegadas y las necesidades del cliente sino también la realización eficaz de las tareas delegadas o servicios contratados. Poseer ciertas habilidades de comunicación es definitivamente vital ya que conduce a recibir un servicio de mejor calidad y a una mayor satisfacción tanto del cliente como de la asistente virtual.

3. Estar dispuesto a delegar

Delegar no es tarea sencilla, podríamos afirmar que es todo un arte. El cliente deberá estar dispuesto a delegar tareas con claridad acerca de los requisitos para el cumplimiento de las mismas y sin dudar de su capacidad para realizarlas. Sin embargo, esto muchas veces conlleva un proceso que se inicia con la disposición a hacerlo. Las asistentes virtuales profesionales estarán en condiciones de liderar el proceso de delegación pero el cliente tendrá que estar preparado para hacerlo.

4. Estar dispuesto a confiar

El cliente debe confiar en su asistente virtual, estar dispuesto a asignar tareas o actividades con la certeza de que serán atendidas profesionalmente y con el grado de confidencialidad necesario. La confianza en los servicios virtuales es algo que también se construye. Estar dispuesto a confiar es clave sin embargo, no es recomendable confiar “a ciegas”. Tanto en la contratación de asistentes virtuales -como de cualquier otro proveedor-, hay varias maneras de verificar si el servicio es confiable. Sin embargo, la disposición a confiar es un requisito indispensable.

5. Promover un estilo de supervisión democrático o liberal

Es importante destacar que supervisión se indica desde la visión de supervisión de la contratación de servicios y NO desde el punto de vista de un empleador. Es imprescindible que el cliente esté dispuesto a delegar tareas y permitir que la asistente las desarrolle a su manera. El cliente debe aceptar los niveles de autonomía propios de la contratación de servicios profesionales. Sin este nivel de independencia y esperando controlar paso a paso cada actividad o tareas será imposible que la asistente virtual pueda brindarle el servicio adecuado. Las asistentes virtuales son profesionales independientes que se manejan, como cualquier otro proveedor de servicios, con bajo nivel de supervisión.

6. Impulsar la implementación de sistemas y procedimientos

Esto es un requisito imperativo. La capacidad de planeamiento y organización de las tareas o actividades tercerizadas en una asistente virtual por parte del cliente es fundamental. No sólo es probable sino altamente recomendable que una asistente virtual tenga más de un cliente. Por lo tanto, el cliente necesitará programar sus actividades e informar anticipadamente sus requerimientos para que la asistente virtual pueda organizar su actividad. Sistematizar tareas y actividades, definir cronogramas y planear anticipadamente será clave. Los clientes que trabajan de manera reactiva y en “modo de emergencia” constante encontrarán dificultades a la hora de contratar servicios de asistencia virtual y, en algunos casos, la contratación de un teletrabajador en relación de dependencia, en lugar de un proveedor de teleservicios, será más apropiado.

7. Respetar y apreciar el trabajo en equipo

Una asistente virtual se convertirá en un miembro adicional del equipo del cliente. El aprecio y respeto por las actividades llevadas a cabo por la asistente virtual son clave a la hora de generar relaciones de largo plazo. El trabajo en equipo basado en el respeto –desde los varios puntos de vista posibles: como ser los horarios, la organización, etc.- no sólo fortalecerá y afianzará la relación sino que potenciará los resultados finales y permitirá que la asistente virtual brinde un servicio valioso y de alta calidad. El cliente debe respetar y promover el trabajo en equipo para beneficio de ambas partes involucradas.

CONCLUSION

Cuando el cliente cumple y se compromete con estos 7 requisitos, su satisfacción y los resultados obtenidos a partir de la contratación de servicios de asistencia virtual serán satisfactorios para ambas partes y la relación contractual será saludable y de largo plazo.

¿Has contratado servicios de asistencia virtual? ¿Tienes experiencia en la contratación de teleservicios?

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