¡Confío en que habrás notado el nuevo maquillaje del newsletter de
Virtual Assistance Argentina!
 Sí, efectivamente tenemos ahora un diseño profesional de la marca y estoy muy contenta. Sin embargo, ¡cuánto trabajo! Ahora habrá que modificar muchísimas cosas. Desde la plantilla para este newsletter hasta las facturas, los banners, la web, el blog, en fin, una cantidad de cosas relacionadas con la marca para que reflejen nuestra nueva imagen.
En línea con uno de mis últimos artículos en el blog, decidí desglosar la tarea en pasos más pequeños, y comenzar por el newsletter.
Luego vendrá el resto y de a poco iremos implementando la nueva
imagen en todas las piezas. Pero todo junto era demasiado e
inabarcable. Ergo, ¡una cosa por vez!
La nota en este número está especialmente dedicada a los
“emprendedores solitarios”. Tenemos que planear para el éxito.
Comenzar un emprendimiento te garantiza transitar algunos momentos
no tan buenos… inclusive, ¡cuando somos exitosos! Por lo tanto,
la organización es fundamental. Esto no significa que dejemos de lado los papeles, papelitos,
servilletas de papel y demás “contenedores” de contactos e
información, ¡que todos tenemos! El punto es qué hacemos luego con
ellos...
Organizarse desde el principio es planear para ser exitosos en lo
que emprendemos. ¡Espero esta nota te acerque algunas ideas y te acompañe en tu éxito!
Hasta el próximo número,
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Organización para “Emprendedores Solitarios”
Los emprendedores solitarios enfrentamos el desafío de balancear el
trabajo comercial o trabajo para clientes con los trabajos internos
de nuestro negocio.
Normalmente, al principio, no prestamos demasiada atención al
tiempo y el esfuerzo que le dedicamos a las tareas administrativas
-necesarias e inevitables- que no generan ingresos. Pero hay un
sinnúmero de ellas detrás de cualquier emprendimiento.
Estamos muy entusiasmados con el nuevo negocio. Sin embargo,
¡organizarse es fundamental!
Porque al principio, el volumen es manejable. Comenzamos con
algunos contactos, pocas facturas, vencimientos. Tenemos todo en la
cabeza y lo vamos haciendo en la medida en que surge. Pero de pronto,
¡genial!, un gran pedido de una importante empresa o tres nuevos
clientes juntos. Claro, ¡estamos siendo exitosos! Y es justamente en
ese momento, en el que debiéramos estar felices, festejando, que la celebración se empaña con el estrés provocado
por falta de
organización. Y comenzamos a actuar reactivamente…
Lo ideal es implementar procedimientos y y los sistemas administrativos
básicos desde el primer día. De esta manera, estaremos preparados para que
el negocio se desarrolle y crezca sin complicaciones.
Para tener un negocio exitoso, ¡organizarnos
desde el comienzo ahorrará muchos dolores de cabeza en el
futuro!
A continuación algunos breves consejos para comenzar a
organizarnos:
La Oficina
Ante todo, equipar la oficina. Invertir algo de dinero y
organizar el espacio para que resulte cómodo y funcional. Algunos
otros elementos que considero necesarios son:
- Bandejas apilables: son un buen recurso y tener al
menos dos -una de entrada y otra de salida- ayuda a organizarse.
Al menos, tenemos un lugar donde poner todos los papeles (y
papelitos) que debemos procesar en algún momento.
- Archivo: tema aburrido y álgido para
muchos. Sin embargo, es importante prever el espacio y el mueble
o los estantes necesarios para archivar nuestros papeles. Dedicar cierto tiempo a ello ahorrará muchísimo
tiempo después. Si bien todos intentamos utilizar menos papel,
tendremos documentación impresa. Al principio, podremos abrir sólo grandes categorías como finanzas, clientes,
marketing, proveedores, etc. Inclusive, las ahora no tan
populares carpetas colgantes pueden ser una solución para
quienes deseen evitar tener que perforar cada documento para
guardarlo en una carpeta. Otro elemento práctico es un fuelle.
Yo lo utilizo para archivar las facturas de servicios como luz,
gas, teléfono, etc., fácilmente.
- Teléfono: si trabajamos desde tu casa, una buena idea
es solicitar otra línea para nuestro negocio. Actualmente, las
soluciones disponibles de VoIP te permitirán tener una segunda
línea a un costo muy accesible.
La Computadora
Si bien la computadora debiera algo más dentro de la
categoría "oficina", merece consideración aparte. Básicamente, porque
dentro de la computadora hay toda otra oficina. Más aún, dedicar
cierto tiempo a aprender cómo utilizarla más y mejor es una gran
inversión.
- Archivo: una buena idea es generar dentro de la computadora
(normalmente dentro de Mis Documentos) un archivo que también
contenga las categorías generales que creamos para el archivo
físico. Tener los archivos digitales bien organizados
desde el principio también facilitará la tarea cuando el volumen sea mayor.
- E-mail: ¡por momentos una bendición y en otros una
tortura! Organizar bien los e-mails
facilitará las cosas. Aquí también podremos crear carpetas y subcarpetas. Más aún, los
filtros son una poderosa y excelente forma de ahorrar tiempo. A
través de ellos, los e-mails se archivan automáticamente en sus
correspondientes carpetas. Evitamos así el gran volumen de
correos en la bandeja de entrada. Luego, identificaremos
rápidamente nuestras prioridades y podremos leer correos menos
importantes cuando disponemos del tiempo necesario.
- Backup o copias de resguardo: algo que no necesita
demasiada explicación. Son máquinas, pueden fallar. Una rutina
de backup frecuente, por más pereza que nos dé, ¡es
importantísima!
La Agenda
Sea que manejemos la agenda de manera manual o a través de la
computadora, el gerenciamiento del tiempo es una
actividad crítica para cualquier persona en busca del éxito.
Idealmente, debemos agendar absolutamente todo. No solamente las reuniones
sino también las actividades que realizamos por nuestra cuenta (esto
incluye tiempo para leer y responder a e-mails, para facturar, para
trabajar en determinados proyectos, para ordenar, para archivar,
etc.).
Organización General
Tener un listado de las tareas a realizar es siempre muy bueno.
Es más, sugiero tener más de una lista de tareas. Un pequeño sistema
de listados es lo ideal: el listado de las tareas diarias, otro de
las tareas mensuales y también un listado de ideas. Anotar todo es
fundamental.
Como bien menciono en mi mini-curso de Productividad Libre de
Estrés, tener un sistema confiable en el cual anotar todas las cosas
pendientes reduce mucho los niveles de estrés y permite preocuparnos
únicamente por las tareas concretas que debemos que realizar en ese
momento.
Más aún, sistematizar todo lo que podamos es una excelente
técnica.
Conviene desarrollar e identificar los
procesos, políticas, formularios, etc. del negocio con anticipación.
Algunos ejemplos pueden ser:
- Facturación: definir que día del mes facturaremos y marcarlo en la
agenda de manera recurrente.
- Pagos: establecer una rutina y agendar los
vencimientos.
- Documentación general: diseñar los modelos de
contratos, cartas de ventas, planillas, etc. que utilizaremos en
el negocio. Algunos ejemplos pueden ser tener listo un
formulario de alta de cliente, una planilla con todos nuestros datos para
enviar a nuestros clientes o proveedores, etc..
Base de Contactos: papeles y papelitos
Importantísimo punto:
nuestros contactos. Todos adherimos a la gran importancia que tiene
la red de contactos en cualquier negocio. Sin embargo, caemos en la realidad de
anotar nombres y teléfonos en papeles, papelitos, servilletas de
papel, etc. Saber qué hacer con ellos es fundamental.
Ya sea que manejemos
nuestra base de contactos a través del programa de correo
electrónico, de la “Palm”, la “Blackberry” o de
cualquier otro sistema, habituarse a poner todos esos papelitos
(¡que seguro tendremos!) en un solo lugar, siempre es una buena
práctica. Agendarse al menos 10 minutos, una vez por semana y
procesarlos, cargándolos en una base de datos sería lo ideal.
Toma sólo
21 días para que algo se convierta en hábito. Por lo tanto, hagamos
este esfuerzo por 3 semanas y, ¡nunca más habremos perdido un
contacto!
Espero estos consejos te ayuden a organizarte mejor.
¡Feliz organización y éxito en tus negocios!
Victoria Miles © 2008 – Virtual Assistance Argentina
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