Asistencia Virtual en Argentina

Hace tiempo que vengo bloggeando sobre la administración del tiempo y la productividad. Durante ese tiempo, dejé algo de lado el objetivo inicial de este blog que es difundir los servicios de asistencia virtual, sus beneficios y otros temas relacionados con este novedoso recurso que son las asistentes virtuales. Por lo tanto, decidí retomar el tema en esta nota para luego continuar con todo lo relacionado con la productividad.

Algo que considero importante para obtener los beneficios que realmente pueden acercarle las asistentes virtuales a emprendedores, profesionales independientes y PyMES es cómo contratar exitosamente una Asistente Virtual y cómo lograr que esa contratación sea una inversión en lugar de un gasto.

Para cualquier emprendedor, profesional independiente o dueño de una PyME, tomar la decisión de contratar los servicios de una asistente virtual no es cosa fácil.

Más aún, me atrevería a decir que no debe tomarse como un “trámite” o una decisión simple y rápida. Finalmente, estará evaluando alternativas para incorporar una persona adicional a su equipo.

Uno de los errores más frecuentes es Leer más »

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En mi post anterior te comenté que un sistema de organización es la estructura que estableces para gerenciar los 5 elementos clave “organizables” en tu vida: el espacio, las cosas, la información, el tiempo y las relaciones.

Sin embargo, terminé comentándote que si bien hay lineamientos generales que nos ayudan a todos, creo que cada uno debe crear un sistema particular y desarrollado a medida, basado en sus necesidades específicas, su personalidad y sus objetivos. Esto es precisamente organizarse desde adentro y hacia afuera.

Pero seguramente, querés más detalles….

Me refiero a que, tal como indica Julie Morgenstern, debemos crear un sistema que esté basado en nuestras necesidades específicas, de acuerdo a nuestra personalidad y a nuestros objetivos. Me refiero a enfocarte para definir quien sos y qué es importante para vos como persona. De esta manera, el sistema que implementes será diseñado e implementado reflejando eso.

Con esto no pretendo dejar de lado los tradicionales sistemas de organización o administración del tiempo como lo son el GTD de David Allen, que ya te lo presenté en este post y me encanta, sino rescatar de allí lo que mejor se adapte a tu personalidad, tus objetivos, tu realidad.

Estoy proponiendo que cuando decidas organizarte, comiences con un paso anterior: observando cuales son los obstáculos que no te permiten ser organizado. Al identificarlos podrás luego removerlos definitivamente.

Creo que este es un paso fundamental. A muchas personas les sucede que adoptan un sistema tras otro intentando organizarse y, si bien generan alguna mejora, normalmente no logran que esa organización se mantenga en el tiempo.

El gran desafío es MANTENERSE ORGANIZADO.

Organizarse de adentro hacia fuera significa Leer más »

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Estoy leyendo un interesante libro de Kathy Waddill, sobre organización. Como organizadora profesional, Kathy definió exactamente lo que es un Sistema de Organización.

Un sistema de organización es la estructura que estableces para gerenciar los 5 elementos clave “organizables” en tu vida.

Los 5 elementos clave son:

1. El espacio. Se refiere al espacio en el que vivimos y trabajamos. Esto incluye objetos tales como el edificio y las habitaciones, los muebles y los elementos de diseño interior como el color y la luz.

2. Las cosas. En este caso, se refiere a nuestros bienes “portables”. Las cosas que tenemos y usamos, aquellas que son importantes para nosotros. Son los ítems que de alguna manera “gerenciamos” ya que entran y salen de nuestro espacio.

3. La información. La información entendida en un sentido amplio: desde los datos hasta lo que sabemos y los temas sobre los que queremos aprender. Todo.

4. El tiempo. Nuestra agenda. La manera en la cual utilizamos nuestro tiempo -o a qué cosas le asignamos tiempo, tanto en nuestro día a día como en nuestra vida- determina lo que logramos.

5. Las relaciones. La forma en la que interactuamos con las personas que son importantes para nosotros. Nuestras elecciones en cuanto a organización afectan a nuestra familia y amigos en todos los niveles, y viceversa.

Pareciera que prácticamente todo en nuestra vida puede ser incluido en alguna de estas 5 categorías. Claro que siempre habrá fenómenos, como el clima, que no podremos organizar!! Pero bueno, si llueve siempre está la posibilidad de “revisar” nuestro plan, nuestra agenda, y hacer los ajustes necesarios. Probablemente nos tomará más tiempo llegar de un lugar a otro!

Realmente me pareció una buena síntesis. Al tener tan claros los 5 elementos claves a organizar encontraremos la manera más adecuada para lograr mantenernos organizados y ser productivos.

Yo considero que, si bien hay lineamientos generales que nos ayudan a todos, cada uno debe crear un sistema particular y desarrollado a medida, basado en sus necesidades específicas, su personalidad y sus objetivos.

¿Qué pensás? ¿Utilizás un sistema de organización tal como lo presentan sus autores o normalmente lo ajustas a tus necesidades y/o posibilidades?

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Continuando con el tema de la administración del tiempo, te acerco a continuación tres nuevos consejos para que logres ser cada día un poquito más productivo.

• Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a las que debes prestar atención pueden ser: fracaso en planear de manera apropiada, reuniones no previstas ni agendadas, tareas administrativas básicas que podrías delegar, interrupciones de naturalezas varias (inclusive llamados telefónicos), etc. Una vez identificadas, podrás trabajar para evitarlas y mejorar mejor tu tiempo en el futuro.
• Define una agenda para cada reunión. Al definir los objetivos y temas a tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrán bien claro el motivo del encuentro. Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarán y que todos estén de acuerdo con ello. Muchas veces, poner ciertas limitaciones contribuye a tener reuniones más productivas.
• Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crítico que todos sepan cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el proyecto. De esta manera, dedicarás más tiempo a trabajar y menos tiempo a explicar lo que cada persona tendría que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un cronograma claro, compartido por todo el equipo de trabajo, permite que cada integrante vaya trabajando de manera independiente en sus áreas de responsabilidad y logren completar el proyecto en tiempo y forma.

Te recuerdo que en el e-book “101 Consejos de Administración del Tiempo” encontrarás estos y muchos otros consejos para lograr optimizar tu tiempo y mejorar tu calidad de trabajo y de vida. 

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Seguramente muy pronto estarás evaluando el avance realizado para alcanzar los objetivos que te planteaste para este año.

En mi último newsletter, incluí una nota en la que Kendall SummerHawk nos brinda algunos consejos para que dejemos de “apagar incendios”, de trabajar reactivamente en “lo que va apareciendo” y logremos enfocarnos en lo que realmente importa.

Lee la nota completa presionando AQUI.

Confío en que te resultará interesante o al menos contribuirá para que, como bien dice Stephen Covey, pongas “primero lo primero“.

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