Asistencia Virtual en Argentina

La siguiente guía es una traducción parcial de lo sugerido por la Cámara de Comercio de Asistentes Virtuales de EEUU (VACOC). Este material está publicado con expresa autorización de Danielle Keister, fundadora de VACOC.

Esperamos esta guía sea de utilidad para aquellos que desean mayor claridad a la hora de contratar servicios de Asistencia Virtual profesional.

Como Contratar una Asistente Virtual

10 pasos para encontrar la Asistente Virtual que mejor se ajusta a sus necesidades

Como empresario o profesional independiente usted sabe que no puede hacer todo solo. Tenga la capacidad de hacerlo o no, usted entiende que su tiempo estará mejor utilizado cuando lo dedica a actividades que hagan crecer su negocio y generen mayores ingresos.

Actualmente, tercerizar los trabajos de asistencia administrativa a una Asistente Virtual o VA simplifica las cosas para que obtenga los recursos que necesita, sin los elevados costos que conlleva la contratación de personal en relación de dependencia.

Las Asistentes Virtuales son profesionales de la asistencia ejecutiva que se asocian a sus clientes generando una relación de negocios colaborativa y estable. Pero, ¿cómo encontrar una Asistente Virtual realmente capacitada y profesional? A continuación listamos algunos puntos prácticos a considerar y preguntas que debe hacer durante el proceso de selección de una Asistente Virtual.

1. Sitio en Internet

Como las Asistentes Virtuales operan virtualmente, es importante que tengan una oficina “online” para que usted visite. Un sitio en Internet puede brindarle ciertas pistas respecto de las competencias y el profesionalismo del servicio que se ofrece. Cuando visite un sitio pregúntese:

• ¿Presenta una imagen de negocio creíble, confiable y profesional?
• ¿Hay abundante información y contenido?
• ¿Se explica claramente el concepto del servicio que brinda?
• ¿Está bien organizado? Resulta fácil la navegación a través del sitio?
• ¿Está bien redactado? El contenido, los textos, la gramática y la puntuación ¿son correctos?

Si el sitio de la Asistente Virtual contiene este tipo de errores básicos, no podrá esperar de esa persona un servicio profesional. Generalmente, las buenas asistentes prestan atención a los detalles y son meticulosas respecto de la imagen.
Si cuidó poco su imagen, si dedicó poco tiempo a su “oficina virtual” o simplemente tiene un sitio muy precario, evidentemente no se ha tomado su negocio de manera seria y podría no estar muy comprometida con el servicio que brinda.

2. Proceso de Consulta

Naturalmente, usted querrá encontrar una Asistente Virtual con la que pueda trabajar bien y cuya personalidad y estilo sea compatible con el suyo. También, querrá saber si la persona podrá ofrecerle los servicios, la experiencia y las capacidades que usted necesita.
Una vez que encuentre un sitio que le provoque confianza, tenga una conversación telefónica con esa Asistente Virtual. Muchas asistentes virtuales ofrecen consultas sin cargo y todo lo que toma es enviar un e-mail o realizar un llamado para agendar esa consulta.

Al realizar el contacto inicial, algunas cosas para tener presente son:

• Responde a sus preguntas en tiempo y forma?
• Atiende el teléfono de manera profesional?
• Está preparada y lista en el horario acordado para el llamado?
• Realiza el seguimiento que hayan acordado a partir de la conversación?

3. Diplomacia, tacto y delicadeza

La manera en la que la Asistente Virtual lo guíe a través del proceso de consulta le dirá mucho sobre como será trabajar con ella.

No sólo querrá una Asistente Virtual que tiene los conocimientos adecuados y que le brinde un servicio superior sino que también querrá alguien que demuestre excelente sentido de los negocios, especialmente considerando que será clave a la hora de colaborar con su negocio.

Durante el proceso de consulta deberá esperar que la Asistente Virtual cubra con usted lo siguiente:

• Una clara visión general de como ella trabaja con clientes;
• Cuales son sus procesos;
• Que servicios brinda (y cuales no brinda); y
• Cuales son sus valores y expectativas para trabajar juntos.
  

4. Rasgos Personales & Profesionales

Preste atención a claves que le indican si es una persona en la que puede confiar y con quien puede formar una excelente relación comercial. La manera en la que la Asistente Virtual maneje su negocio se correlaciona con cuán bien manejará su trabajo y su relación comercial. Algunas cosas a las que le deberá prestar atención son:

• ¿Lo guía de manera apropiada durante el proceso de consulta?
• ¿Se muestra segura y elocuente?
• ¿Le inspira confianza?
• ¿Siente usted una buena conexión?
• ¿Interrumpe seguido o escucha atentamente cuando usted habla?
• ¿Se muestra interesada y con una actitud curiosa hacia su negocio?
• ¿Hace preguntas inteligentes y con un claro propósito?

5. Experiencia

Es importante que comprenda que una de las calificaciones más importantes de una Asistente Virtual es una experiencia administrativa extensa. Desde este nivel de experiencia, se espera que tenga las habilidades, el entrenamiento y los conocimientos de negocios que son el sello o distintivo de una Asistente Virtual realmente calificada.

Sin embargo, mientras una Asistente Virtual veterana trabaja incansablemente para promover altos estándares, Internet ha atraído un cierto segmento de individuos que tienen poca o ninguna calificación o simplemente habilidades de niveles iniciales que no son suficientes para cumplir con sus reales e importantes necesidades comerciales.
Realizando las siguientes preguntas a su potencial Asistente Virtual podrá discernir la diferencia:

• ¿Cual fue su experiencia antes de iniciar su práctica como Asistente Virtual?
• ¿En que posiciones se desempeñó?
• ¿Cuantos años de asistencia administrativa o secretarial tiene?
• ¿Cómo calificaría su nivel de habilidades (podría preguntar esto en referencia a determinadas habilidades o conocimientos de sistemas (software) relacionados con los servicios que usted necesita)?
• ¿Cómo caracterizaría su nivel de entendimiento respecto de los principios de negocios y las operaciones?

Busque una Asistente Virtual que haya trabajado en posiciones de alto nivel como asistente administrativa, asistente ejecutiva, office manager, secretaria legal, asistente legal, supervisor, gerente, etc. Las Asistentes Virtuales cuya experiencia fue en niveles de recepción o como empleada administrativa generalmente no tendrán las habilidades de alto nivel ni las competencias necesarias.

Tenga presente que las Asistentes Virtuales son profesionales independientes–no empleadas. No necesita solicitarles un currículum vitae pero síi debiera estar preparada para discutir durante la consulta telefónica sus habilidades, experiencia, calificaciones, etc.

6. Entrenamiento & Certificación

La más alta forma de calificación, y lo que se espera que las Asistentes Virtuales tengan antes de ingresar en la profesión, es un mínimo de cinco años de experiencia en altos niveles de asistencia. Nuestro terreno de entrenamiento es el mundo de los negocios reales (no virtuales). Si usted es un empresario o profesional independiente que necesita asistencia competente de una persona que puede tomar las riendas como su asistente experto, no debiera esperar menos.

No necesita poner demasiada atención en la certificación sino en la experiencia laboral.

Existen dos credenciales importantes en los EEUU a través de los cuales puede contra con estándares de calidad y experiencia: la cerficación de AssistU y la membresía a la VACOC (Virtual Assistance Chamber of Commerce.

7. El Negocio

Busque una Asistente Virtual que esté EN el negocio. Si una Asistente Virtual ofrece solo trabajos por proyectos, la falta de compromiso o foco puede definitivamente causarle dolores de cabeza innecesarios, tiempo perdido y una experiencia insatisfactoria. Esto puede manifestarse en tiempos de retorno más largos, falta de continuidad, comunicación pobre, compromisos conflictivos, horarios de trabajo interrumpidos y largos e inconvenientes períodos de falta de disponibilidad.

Las Asistentes Virtuales que están en el negocio como una profesión elegida tienen sistemas y procesos perfeccionados y están en posición de cubrir las necesidades y expectativas de sus clientes de manera adecuada. Busque una persona que:

• Es segura;
• Tiene su negocio sólidamente establecido;
• No necesita entrenamiento;
• En la que pueda depositar su confianza; y
• De quien puede depender para recibir asistencia experta y orientación en el establecimiento de procesos administrativos

Algunos hechos importantes a obtener incluyen:

• Cuanto tiempo ha estado en el negocio.
• Si tiene una practica de tiempo completo o de medio tiempo
• Si su negocio es una profesión elegida y si está comprometida en el largo plazo
• Si tiene políticas y estándares de negocios bien pensados que le brindarán asistencia para trabajar y comunicarse con sus clientes de manera efectiva.
  

8. Testimonios

Una Asistente Virtual exitosa y con experiencia tendrá testimonios de clientes en su sitio en Internet. También, debiera ser capaz de brindar información de contacto de clientes satisfechos que estén dispuestos a hablar con usted sobre su percepción y experiencia trabajando con ella.

9. La Titular, Directora o Propietaria

Muchas Asistentes Virtuales brindan una página con información como “Quienes Somos” en su sitio en Internet como una manera de compartir con sus potenciales clientes aspectos importantes sobre ellas mismas. La intención es brindarle un panorama sobre su ética personal, sus creencias, su personalidad y sus objetivos. Esta información puede ser útil para determinar si usted comparte los mismos valores y quiere hablar más con esa Asistente Virtual. Dado que ambos se estarán eligiendo, haga un esfuerzo similar para conocer a la Asistente Virtual leyendo esa página.

10. Precio

Las tarifas de las Asistentes Virtuales varían entre $35 y $70 por hora.

La Asistencia Virtual no es un tipo de servicio que usted querrá contratar por precio. Ciertamente, todos queremos obtener el mejor precio y pagar lo menos posible. Pero todos hemos escuchado que “uno obtiene resultados de acuerdo con lo que paga” y esto es muy cierto en la industria de la Asistencia Virtual, también.

Tome su caso como ejemplo. Usted probablemente no sea el más barato, y probablemente tampoco quiera serlo. Usted sabe que las habilidades y la calidad vienen con un precio, pero que el valor que calibra el servicio se extiende más allá de los meros pesos y, a cambio, le ahorra dinero a sus clientes.

Usted sabe esto. Y lo mismo sucede con la Asistencia Virtual.

Encontrará Asistentes Virtuales que cobran muy poco–tan poco, de hecho, que posiblemente no estén teniendo una practica rentable ni sustentable, no una que estará disponible el tiempo necesario como para que usted dependa de ella.

Las tarifas inoportunamente bajas también indican una falta de sentido de negocios, que muy frecuentemente se traduce en una pobre calidad y en falta de habilidades y experiencia. La consecuencia de contratar una Asistente Virtual incluida esta categoría es que su inversión en ella es inestable y riesgosa.

Las Asistentes Virtuales que no cotizan sus servicios de manera rentable no se mantienen en el negocio mucho tiempo. En última instancia, muchas terminan tomando otros trabajos o más clientes de los que pueden manejar sólo para no perder dinero, resultando abrumadas en el proceso. Para usted, esto significa que están menos disponibles, y que su servicio y calidad de trabajo se ven impactados.

Usted quiere habilidad. Usted quiere alguien con quien trabajar bien. Usted quiere buen servicio al cliente. Y usted quiere alguien que continuará en el negocio.

Por lo tanto, busque calidad y valor–es una inversión que literalmente devolverá dinero a su bolsillo.

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