Asistencia Virtual en Argentina

En mi último newsletter, incluí una nota desarrollada a partir de los resultados obtenidos en la encuesta que realizamos a emprendedores, profesionales independientes y PyMES, en el segundo semestre de 2007.

Claramente, la barrera que enfrentan los emprendedores a la hora de delegar es la imposibilidad de encontrar a la persona adecuada. Quieren delegar pero no encuentran en quien hacerlo.

Lee la nota completa presionando AQUI.

El artículo presenta 4 sugerencias para encontrar esa persona que estás buscando. ¡Libera tu tiempo para dedicarte específicamente a desarrollar tu negocio!

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Siendo los servicios de Asistencia Virtual tan novedosos, hoy compartiré 3 ejemplos concretos en los que una asistente virtual puede ayudarte:

1. Blogs o bitácoras: si bien los blogs son un excelente e innovador canal de comunicación tanto con clientes como con empleados y proveedores, todos sabemos el tiempo que consume mantenerlos actualizados. Esta es una tarea que muy fácilmente puedes delegar en una asistente virtual. Una VA podrá tener preparados borradores para que tu revises, creándolos a partir de lineamientos generales que le envíes. Más aún, aquí también el trabajo de manera recurrente le permitirá a tu asistente virtual conocer tu estilo y en poco tiempo reflejará de manera muy efectiva lo que quieres comunicar.
2. Newsletter o Boletín Electrónico: en una asistente virtual podrás fácilmente delegar las tareas administrativas involucradas en la creación y envío de tu boletín electrónico o newsletter. Desde la creación y la necesaria asistencia para darle formato hasta la gestión de tu sistema de autorrespondedor o envíos masivos, tu asistente virtual coordinará todo el proceso e implementarás de manera efectiva este poderoso canal de comunicación con tu red de contactos.
3. Sitio en Internet: muchas asistentes virtuales tienen conocimientos de Frontpage o Dreamweaver y realizan el mantenimiento general de sitios web. Mostrar un sitio actualizado frecuentemente es fundamental y muchos emprendedores, profesionales independientes y PyMES descuidan esto por falta de tiempo. Más aún, en los casos en los que son negocios que comercializan sus productos y servicios via Internet, contar con un recurso que brinde esta asistencia de manera recurrente y como si fuera un miembro adicional del equipo, es fundamental.

En todos los casos mencionados, la gran ventaja de contratar servicios de asistencia virtual a través de un abono por una determinada cantidad de horas al mes es que contás con una persona con experiencia, que además tiene una visión emprendedora y profesional, como parte de tu equipo. Esta tercerización de tareas -administrativas o repetitivas que consumen mucho tiempo- te permitirá implementar acciones concretas sin la necesidad de contratar empleados o incrementar tus gastos de estructura.

¿Qué te parece? ¿Puede una asistente virtual ser parte de tu equipo?

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Muchas veces deseamos fuera posible agregar algunas horas más a nuestro día para incrementar nuestra productividad. Hasta que alguien descubra cómo lograrlo, la solución para ser más productivos y administrar mejor nuestro tiempo es mejorar nuestras habilidades en la materia.

A continuación, 5 consejos prácticos para esta semana:

1. Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo. Mantén algún control sobre cuánto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por teléfono. Estos son algunos de los más conocidos “ladrones de tiempo”. Una vez que identifiques cuánto tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrás “ahorrar” algo de tiempo en estas áreas.
2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administración del tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar la correspondencia el mismo día que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos pequeños y simples objetivos, podrás continuar con algo más ambicioso. Para cuando te des cuenta, ¡el problema de administración del tiempo será algo del pasado!
3. Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué? Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento de tu progreso. Puedes crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Incluye allí qué planeas hacer y luego completa cuándo realizaste esa actividad. Esto te permitirá ver rápidamente qué necesitas hacer. Además, en la medida en que vayas completando cada uno de los ítems, sentirás gran satisfacción. Esto redundará en motivación para continuar con el plan previsto y muy pronto serás un experto en productividad y administración de tu tiempo.
4. Encuentra el sistema de gerenciamiento del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrás que llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener sólo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusión.
5. Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrónico o tu Palm o hand-held, utiliza la función de alarmas. Te ayudará a recordar qué has planeado para un determinado bloque de tiempo.  

¡Espero tengas una semana muy productiva!

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Normalmente, nos damos cuenta la importancia que tiene la organización cuando la actividad comienza a ser intensa.  

Iniciar un emprendimiento nos garantiza transitar algunos momentos no tan buenos… inclusive, ¡cuando somos exitosos! Por eso, tenemos que planear para el éxito. 

En mi último newsletter, te acerco algunos consejos para planear y organizar tu oficina: Organización para Emprendedores Solitarios. Podés leer la nota completa presionando aquí.

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Establecer objetivos es un secreto que conocen muy bien los atletas destacados, los hombres y mujeres de negocios y las personas exitosas en general.

Pero decirlo es muy fácil… ¡hacerlo es otra cosa!

Yo confieso que definitivamente tengo todo anotado, llevo mis listas, etc.. Pero muchas veces me encuentro que dejo de lado este excelente ejercicio. ¡Excusas siempre tenemos! Sin embargo, me obligo a retomarlo porque definitivamente es el camino a transitar y cuando lo hago veo todo mucho más claro y preciso.

Como bien diría Claudia Juarez, de Motivación Plus, definir un objetivo te brinda cierta motivación y foco para el corto y largo plazo. Te ayuda no sólo a enfocarte en las cosas que tenés que realizar sino también a planear y organizar tus recursos y tu tiempo, e inclusive, a adquirir las habilidades que necesitás para lograrlos.

Definir claramente objetivos de corto y largo plazo te permitirá medir tu progreso y obtener satisfacción personal una vez alcanzados. Llevar algún control también te facilitará ver tus avances y los objetivos efectivamente cumplidos. Esto elimina la sensación de estar siempre corriendo detrás de cosas que tenés que hacer. Detenerte, llevar este control y ser conciente de los logros obtenidos, redundaran en una mejora de tu autoestima y potenciará tus esfuerzos y actividades.

Pero volviendo a lo básico, establecer un objetivo es tomar una decisión respecto de lo que querés hacer, tanto en el corto como el largo plazo. Luego, detallar algunas acciones concretas a realizar para alcanzarlos. Al desglosar los objetivos en metas más pequeñas y manejables, los alcanzarás más fácilmente y evitarás desanimarte frente a proyectos demasiado ambiciosos.

A continuación, algunas ideas a considerar para establecer objetivos y alcanzarlos:

• La actitud juega un rol muy importante.
• La planificación realista de los tiempos es fundamental para evitar frustrase.
• La capacitación es clave. Si necesitás ciertas habilidades para alcanzar un objetivo, el primer paso será obtener el entrenamiento necesario.
• La situación financiera también debe ser considerada. Tenés que ser realista a la hora de definir el dinero que necesitarás o el ingreso que esperas obtener.
• La revisión de objetivos debe ser continua y flexible. Adaptarse y realizar las correcciones adecuadas es fundamental. Planeamos algo pero luego, la realidad puede indicarnos otra cosa.

En fin, definitivamente, más fácil decirlo que hacerlo…. para ejercitarlo, te propongo un primer objetivo: Establecer tus Objetivos.

¡Éxitos y buen fin de semana!

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