Recientemente, te pregunté si estabas echando a los visitantes de tu web y te invité a reflexionar, entre otras cosas, sobre el espacio que ocupan los medios y redes sociales en tu sitio.

Tal vez esté prestando excesiva atención a esta problemática pero evidentemente hay muchas personas tratanto este tema.

Ergo, mis disculpas si por momentos repito los temas…
De cualquier forma, pienso que los abordajes diversos nos enriquecen.

Esta semana leí un post de Milagros, esta famosa y reconocida ChicaSEO, en el que también reflexiona en detalle sobre la importancia de No depender de terceros: blogs y redes sociales.

Como seguramente imaginás, coincido con su visión y opinión sobre que nuestro principal foco de atención debe estar centrando en el sitio (o blog) que tenemos. Como bien indica Mili, creo que muchas veces perdemos el objetivo sólo centrándonos en conseguir más seguidores en Twitter o incrementar la cantidad de fans de nuestras páginas en Facebook descuidando nuestra “casa online”.

Desde ya, creo que las redes y medios sociales son fabulosas y pueden colaborar con la difusión de nuestra actividad. Sin embargo, centrarnos sólo en ellas descuidando nuestra “casa online” o haciéndolo sin una clara estrategia de marketing en las redes sociales es poco recomendable.

Pero no me seguiré explayando, te recomiendo leas el artículo de Mili titulado: No depender de terceros: blogs y redes sociales y acordate de dejale allí tus comentarios.

Y sí, ¡primero lo primero!

Hasta la próxima,

Crédito foto: Flickr

Realmente, me gustaría mucho estudiar más profundamente el tema y lograr mayores niveles de productividad. Por eso, leo frecuentemente blogs relacionados con esta temática.

Este viernes te presento3 artículos que me resultaron muy interesantes y leí esta semana que pasó. Espero te agreguen valor, aquí los tienes:

1) 10 ideas sencillas para hacer mejor tus tareas.
Realmente el blog de Berto Pena, escritor especializado en Organización, Gestión Personal y Productividad, tiene unos artículos fantásticos. Y como bien dice en este artículo HACER es la clave de todo. Podemos tener una determinada metodología e innumerables herramientas pero si no nos ponemos en acción de nada servira. Y, a pesar de las muchas técnicas y recursos, a veces, ¡no lo logramos! Aquí presenta 10 ideas simples pero poderosas y que vale la pena refrescar cada tanto para lograr una mayor organización y altos niveles de productividad personal. Sus ideas siempre me agregan valor.

2) Un flujo de trabajo alternativo
El Canasto es otro blog de productividad que me encanta y generalmente los artículos están con GTD y, más precisamente, sobre el famoso flujo de trabajo de Getting Things Done. Como bien indica Jeroen, editor de este blog, “su forma más conocida es un gráfico mostrando dos fases de GTD: procesar y organizar.” En esta nota nos presenta un flujo alternativo creado por Sally McGhee que es muy similar al flujo de trabajo de David, pero con un paso extra que relaciona la acción con un objetivo en concreto. Me pareció muy interesante. Te invito a leer este artículo de Jeroen y a ver en detalle este nuevo flujo propuesto.

3) Cuatro trucos sencillos para evitar interrupciones en el trabajo
Es muy real que las interrupciones son algo corriente. Este breve artículo nos presenta ideas y truquitos que seguramente te ayudarán a evitar las interrupciones para que logres ser más productivo.

Y vos, ¿te preocupás sobre cuán productivo sos? ¿Utilizás alguna técnica o método en particular que te ayude a lograr mayor organización y productividad?

Gracias por compartir tu experiencia, sugerencias e ideas sobre este importante tema.

Hasta la próxima,

PD1: Te recuerdo que las asistentes virtuales podemos colaborar contigo para que logres mayores niveles de productividad.

PD 2: Estoy en Facebook, en Twitter y en LinkedIn, ¡conectémonos!

PD3: Si te gustó este artículo, ¡gracias por compartirlo utilizando el botón que se encuentra aquí debajo o rápidamente con los botones que habrás visto al comienzo del post!

Crédito foto: Flickr

Y seguramente sabés que hay muchas herramientas de colaboración online disponibles. Sin embargo, prácticamente todas son en inglés.

Ergo, en este blog post voy a:

1. contarte cuál es “la” herramienta de colaboración online,
2. presentarte un breve video introductorio, y
3. facilitarte un enlace para que la pruebes GRATIS!

Como dije anteriormente, la mayoría de las herramientas de colaboración online están en inglés. Pero la buena noticia es que ahora, de la mano de FengOffice, tenemos una solución profesional para la gestión integral de proyectos online en español.

FengOffice es un desarrollo uruguayo y de calidad mundial. Pude comprobarlo personalmente al probar esta herramienta que definitivamente me encantó.

Si bien en próximos posts estaré compartiendo en concreto mi experiencia con FengOffice hoy quiero que ellos mismos te cuenten de qué se trata y cómo funciona. Asi que mirá este breve video que te explica de manera general cómo funciona.

Además, la gente de FengOffice ofrece una prueba gratis. Asi que no tenés excusa alguna….

Probá esta fantástica herramienta de colaboración online durante 1 mes, ¡sin invertir un centavo!

Pienso que utilizar un servicio profesional para la gestión de nuestro proyectos es clave a la hora de ser más productivos y eficaces en nuestro trabajo. Son muchos los beneficios que obtenemos cuando implementamos este tipo de herramientas para nuestros negocios. Asi que estaré compartiendo más detalles sobre cómo apalancarnos en estas soluciones para incrementar nuestra productividad y, en definitiva, hacer crecer nuestros negocios.

Probalo vos también así luego podremos intercambiar opiniones y experiencias.

Hasta la próxima,

PD: si no llegás a la página de FengOffice en español fijate que arriba hay unas banderitas para seleccionar el idioma. La plataforma está completamente en español…

Si las horas del día no te alcanzan, siempre podés contratar una asistente virtual…

Pero tal vez, no estás en condiciones de hacerlo y todos esos sombreros aún te quedan bien.

Hoy quiero compartir con vos, estimado lector emprendedor, el ranking de blogs de productividad que publica frecuentemente Jeroen Sangers, editor de El Canasto, un fabuloso blog sobre productividad y GTD.

Como verás, están en orden inverso y los últimos listados son los más leidos. Los “top 3″ están definitivamente entre los que leo regularmente.  

Ranking de Blogs de Productividad | Agosto 2010

Y como si eso fuera poco, Jeroen te permite verificar el cálculo descargando el informe detallado en formato PDF: ranking-201008.pdf

Pienso que tenés para “divertirte” y aprender a ser más productivo, ¿verdad?

Mi sugerencia es que te suscribas a los que más te gusten y te enfoques en tus tareas.

¡Te tengas una excelente y productiva semana!

PD: un poquito más de auto-bombo… te recuerdo que las asistentes virtuales podemos ayudarte a ser más productivo. ¡Consúltanos!

De hecho, me atrevo a decir que es un tema que la mayoría de las asistentes virtuales, colegas mías, manejan bien. Estamos muy acostumbradas y entrenadas a ser productivas con nuestro tiempo y el tiempo que nos contratan nuestros clientes.

Asi que este viernes seleccioné algunos artículos que me gustaron sobre productividad.

Me parece que los emprendedores online necesitamos recordarnos frecuentemente el gran impacto que tiene en nuestro negocio desarrollar nuestras habilidades de organización y productividad.

Esta semana te invito a leer:

1) 5 formas de conseguir más tiempo cada día
Como siempre, Berto Pena, este experto en productividad, nos presenta ideas clarísimas. Como bien dice, finalmente no es cuestión de tiempo sino de lo que hacemos y de cómo lo hacemos. Me gustó mucho esta nota ya que nos presenta situaciones y casos concretos en los cuales podemos ser más productivos. Sus artículos siempre me resultan inspiradores y me alientan a reflexionar para ser más disciplinada y lograr ese nivel de productividad que quiero.

2) Un poco de minimalismo para tus metas: menos es mejor
Esta semana justo publiqué un artículo sobre el plan de marketing y allí desarrollamos el tema de los objetivos. Me pareció interesante esta visión minimalista para las metas. Tal como indica su autora, muchas veces, menos es mejor…. inclusive me atrevería a decir que si no tienes por escrito tus objetivos, este artículo te ayudará a armar al menos algo minimalista (es infinítamente más que nada!).

3) 7 tips para organizarte en el trabajo.
Algunos expertos en organización y productividad presentan en estos 7 pasos de oro, algunos elementos que debemos evaluar en nuestro día a día para ser más organizados y productivos. Más aún, indican que su modificación podría ayudar a hacer rendir mejor nuestro tiempo.

Hasta la próxima,

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PD2: Si te gustó este artículo, ¡gracias por compartirlo utilizando el botón que se encuentra aquí debajo o rápidamente con los botones que habrás visto al comienzo del post!

Crédito foto: Flickr

Por supuesto además, el futbol viene siendo un trending topic y quienes tenemos blogs o actividades que nada tienen que ver con este deporte buscamos maneras creativas de mencionarlo para que contribuya de alguna manera con el SEO y el posicionamiento de nuestro blog.

Google entiende que es un tema que nos importa.

Asi que un mini-tip que te acerco para que te mantengas productivo es este:

Si buscás “mundial” en Google vas a recibir un resumen actualizado de la situación.

Ahora bien, hay dos temas sobre los cuales me gustaría intercambiar opiniones:

• ¿Realmente necesitamos publicar algo sobre el tema y recibir visitas en nuestro blog de personas que no son nuestro público objetivo?

Por otra parte, a los muchos emprendedores solitarios que queremos ver el mundial, esto podría impactar en nuestra productividad y, por ende, en nuestros negocios…

• ¿Cómo lograrás mantener alta tu productividad, llevar adelante las actividades y tareas que normalmente realizas incluyendo este mes en tu agenda ver todos o muchos de los partidos del mundial?

Como en todo, hay un tema de prioridades y cuando algo nos encanta encontramos la manera de hacerlo, de encontrarle tiempo en nuestra agenda…

Pero en fin, abro este post para invitarte a que compartas aquí tus ideas, reflexiones, sentimientos, sugerencias y demás respecto de estos dos temas cuyo disparador es el mundial de futbol 2010.

¡Gracias por participar! Me encantará leer tus comentarios.

PD: comparte, difunde y dale RT a esta discusión.

Mi semana laboral comienza con esto que llamo lunes de organización y finaliza con el viernes de diversión.

Esto me permite tener más claro cuándo, cómo y a qué le dedico mi tiempo cada día.

En base a ello, normalmente mis semanas son así:

- Lunes de organización: prácticamente todos los lunes me dedico a trabajar en mi negocio. Más precisamente, en la parte administrativa y en las cuestiones de organización de mi semana laboral. También, para avanzar en otros proyectos en los cuales estoy involucrada.

- Martes, miércoles y jueves de clientes: estos días son los que normalmente dedico a trabajos específicos para clientes de mis servicios de asistencia virtual. Marco bloques de tiempo en mi calendario para que me ayuden a focalizarme en la actividad particular que tengo realizar. Me permite ser más eficaz tanto con mi tiempo como con el tiempo asignado a mis clientes.

- Viernes de diversión (marketing y networking): normalmente los viernes los dedico a todo lo que tiene que ver con el relacionamiento, con las redes sociales y profesionales. Inclusive, los viernes son más light (o intento que así lo sean). Por ejemplo, hay viernes que almuerzo con amigas y se hacen más extensos de lo normal… pero, ¡cuánto lo disfruto!

¿De dónde salió esta organización?

Bueno, no salió de la galera ni de mi cabeza. Esta estructura la compartió conmigo (y con otras colegas) una experimentada y exitosa asistente virtual de la VACOC (Cámara de Asistentes Virtuales). Claro que en su estructura, los viernes directamente son de diversión absoluta: ¡no trabaja! Esto es algo que yo, por el momento, no he logrado. Por eso mi viernes de diversión tiene como foco socializar, enfocarme en el networking (tanto online como offline) y también redactar contenidos para mis blogs (como por ejemplo, este artículo).

Si bien esta es una estructura general, no significa que sea rígida. Por supuesto, hay semanas en las que por alguna razón se flexibiliza esta estructura y hago algunos ajustes…

Pero, a grandes rasgos es así como planeo mi semana. Esta estructura está funcionando bastante bien para mí. Contribuye con mi productividad. También, me ayuda a enfocarme mejor en cada una de las innumerables e ineludibles actividades que tenemos todos los emprendedores que llevamos muchos roles diferentes en pos de desarrollar nuestro negocio.

Y vos, ¿tenés alguna estructura básica de organización semanal?

Gracias por compartir tus ideas, experiencias y sugerencias respecto de cómo organizar tu semana para cumplir con todos esos roles que tenemos los emprendedores.

¡Hasta la próxima!

Una de las grandes dificultades que enfrentamos los emprendedores solitarios es aprender a delegar.

Muchas veces creemos que queremos delegar pero finalmente encontramos las mil y un razones para no hacerlo. Pareciera que todo nos indica que delegar es misión imposible.

Algunos ejemplos para ilustrarlo:

• Quiero delegar pero no encuentro a la persona adecuada
• Quiero delegar pero no puedo pagarlo
• Quiero delegar pero no tengo tiempo de entrenar a la persona
• Quiero delegar pero no sé por dónde comenzar ni como

Podría listar innumerables situaciones que parecieran obligarnos a continuar haciendo todo solos. Nosotros, ¡los estoicos emprendedores solitarios!

¿Entonces? ¿Cómo y qué hacer?

El primer paso será comprender si delegar nos agrega valor o no. Cuantificando esto podremos realmente validar que la inversión (sea en tiempo o dinero) vale la pena. Y destaco la palabra “pena” porque a los emprendedores solitarios, en realidad, ¡nos encanta estar en todo!

Comienza reflexionando de manera sincera si efectivamente eliges delegar. Para ello, realiza el siguiente breve ejercicio:

Completa las siguientes oraciones:

- Si tuviera más tiempo libre lo dedicaría a………

- Me toma mucho tiempo realizar………

- No me gusta tener que hacer………

El proceso de delegación

Para ilustrar el proceso de delegación, a continuación de presento a modo de ejemplo mi situación como prestadora de servicios:

Como asistente virtual estoy acostumbrada a guiar a -o colaborar con- mis clientes en el proceso de delegación. Normalmente, como buenos emprendedores solitarios, no son personas acostumbradas a delegar. Y es aquí donde las asistentes virtuales profesionales agregamos valor: nos hacemos cargo de este proceso, guiando a nuestros clientes y mostrándoles de que manera utilizar nuestros servicios.

En mi caso, generalmente durante las primeras reuniones con mis clientes, listamos juntos todas las tareas que realiza. Luego, identificamos aquellas actividades recurrentes que podría delegar y, finalmente, priorizamos esas tareas para poner foco en las que son verdaderamente importantes, en aquellas tareas que permitirán dar un paso adelante hacia el logro de sus objetivos de negocios.

Como expertas en organización y teniendo siempre en mente la productividad de nuestros clientes, sus objetivos y sus planes de acción, las asistentes virtuales colaboramos para liberarles tiempo y para que logren delegar tareas de manera ordenada y eficaz.

Más aún, una asistente virtual profesional y experimentada podrá sugerir no sólo que actividades concretas podría delegar su cliente sino también sugerir proactivamente próximos pasos y/o acciones que favorecerán el logro de los objetivos planteados.

En base a este ejemplo, habrás notado que la delegación conlleva un proceso.

El proceso de delegación debe ser organizado, gradual y consensuado.

Los 3 pasos básicos necesarios son:

1. Clasificar: establecer que actividades concretas delegaremos. Esto incluye no sólo el listado de actividades concretas sino también en qué consiste cada una de ellas. Es decir, donde empieza cada tarea y donde termina.
2. Delegar: asignar la tarea a la persona indicada explicando los puntos importantes, destacando lo que debe tener en cuenta y comunicando expectativas.
3. Controlar: definir qué mecanismos de control emplearemos para verificar que el trabajo fue realizado. Esto incluye no sólo como realizaremos el seguimiento de las actividades delegadas sino también la manera en que mediremos su cumplimiento.

Claramente, todo el proceso de delegación involucra una comunicación sistemática. Esta comunicación nos permitirá delegar de manera exitosa y nos sentiremos cómodos con el proceso.

Por lo tanto, para que el proceso de delegación sea exitoso, te sugiero:

• Identifiques claramente qué tareas delegarás
• Asignes responsabilidades y comuniques tus expectativas
• Priorices las acciones y establezcas fechas de realización
• Valides y verifiques que los objetivos están claros
• Establezcas los controles y realices el seguimiento
• Te comuniques sistemáticamente

Delegando podremos gestionar mejor nuestro negocio, dedicando tiempo a las actividades en las cuales generemos mayores ingresos y rentabilidad.

NOTA: Este artículo fue originalmente publicado en mi newsletter mensual gratuito especialmente pensado para emprendedores, profesionales independientes y PyMES. Suscríbete y recibirás SIN CARGO un minicurso de Productividad Libre de Estrés. ¡No te pierdas el próximo número!

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Sin embargo, ¿qué pasa en momentos en los que las cosas se detienen y enfrentamos problemas para conseguir clientes?

Tenés que afilar el lápiz, ver de qué manera reducir tus gastos para utilizar eficazmente los recursos que tenés disponibles.

En base a ello, consideré importante proponer algunas tareas en las cuales una asistente virtual puede agregarte valor. Si los recursos son escasos, ¡tenemos que asignarlos a actividades que agreguen valor!

A continuación te presento 3 actividades concretas que puedes desarrollar junto a tu asistente virtual quien, como emprendedora independiente, podrá aportar ideas y acciones para que logres conseguir nuevos clientes:

1. Realizar encuestas a tu público objetivo o nicho: esto no sólo te permitirá obtener información relevante sobre tus potenciales clientes sino también exponerte frente a ellos.
2. Realizar algunas actividades básicas de “inteligencia competitiva”: te permitirá saber que está haciendo tu competencia, que actividades concretas realizan para comunicar sus servicios y captar nuevos clientes, etc. (una herramienta gratuita y sencilla son las Alertas de Google)
3. Intercambiar ideas (brainstorming) sobre posibles acciones para:
   • captar nuevos clientes
   • desarrollar nuevos productos
   • realizar promociones
   • priorizar actividades

Lo interesante de contar con una asistente virtual en tu equipo es que, al igual que vos, ella también es una profesional independiente -una emprendedora-  y experimenta tus mismos desafíos. Tiene experiencia y la compartirá contigo para que logres alcanzar tus objetivos más fácilmente.

Como emprendedora “solitaria” comprendo muy bien el valor que puede agregar un colega –o, si fuera el caso, una experimentada asistente virtual- a la hora de tomar decisiones en mi negocio. Creo que las preguntas que muchas veces realizamos las asistentes virtuales a nuestros clientes les permiten reflexionar acerca de su propio negocio. Más aún, en mi caso, las sesiones de brainstorming que frecuentemente realizo con mis clientes nos agregan valor a ambos y nos permiten priorizar adecuadamente las actividades a realizar para alcanzar los objetivos planteados cuando comenzamos a trabajar juntos.

Otras actividades que puede realizar tu asistente virtual para difundir tu actividad y, por ende, conseguir nuevos clientes son:

• Crear un producto gratuito para quienes visiten tu sitio en Internet
• Crear y gestionar un newsletter o boletín electrónico que te permita mantenerte en contacto con quienes visitan tu sitio (gestionando un potente servicio de autorrespondedor como pueden ser AWeber o GetResponse)
• Crear, mantener y/o actualizar tu blog
• Crear productos o materiales para presentaciones, e-books, cursos, etc.
• Redactar y publicar artículos en tu blog
• Abrir tu perfil en las principales redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn)
• Dar de alta tu sitio en buscadores y directorios
• Publicar avisos gratis en sitios de clasificados
• Difundir tus artículos en directorios de artículos (marketing con artículos)

¡Espero este breve listado te ayude a desarrollar un plan con actividades concretas que contribuyan con la difusión de tu negocio y/o servicio!

RECURSO
Consulta la Guía de Contratación de Asistentes Virtuales. Esta detallada guía contribuirá para que puedas contratar un servicio ideal para tus necesidades.

Aún cuando consideramos que estamos organizados es altamente probable que cada tanto volvamos a caer en la desorganización -o en un nivel de organización menos que deseable- que impacta negativamente nuestra productividad.

Ahora bien, ¿cómo logramos tener un sistema de organización duradero?

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