Asistencia Virtual en Argentina

Siendo los servicios de Asistencia Virtual tan novedosos, hoy compartiré 3 ejemplos concretos en los que una asistente virtual puede ayudarte:

1. Blogs o bitácoras: si bien los blogs son un excelente e innovador canal de comunicación tanto con clientes como con empleados y proveedores, todos sabemos el tiempo que consume mantenerlos actualizados. Esta es una tarea que muy fácilmente puedes delegar en una asistente virtual. Una VA podrá tener preparados borradores para que tu revises, creándolos a partir de lineamientos generales que le envíes. Más aún, aquí también el trabajo de manera recurrente le permitirá a tu asistente virtual conocer tu estilo y en poco tiempo reflejará de manera muy efectiva lo que quieres comunicar.
2. Newsletter o Boletín Electrónico: en una asistente virtual podrás fácilmente delegar las tareas administrativas involucradas en la creación y envío de tu boletín electrónico o newsletter. Desde la creación y la necesaria asistencia para darle formato hasta la gestión de tu sistema de autorrespondedor o envíos masivos, tu asistente virtual coordinará todo el proceso e implementarás de manera efectiva este poderoso canal de comunicación con tu red de contactos.
3. Sitio en Internet: muchas asistentes virtuales tienen conocimientos de Frontpage o Dreamweaver y realizan el mantenimiento general de sitios web. Mostrar un sitio actualizado frecuentemente es fundamental y muchos emprendedores, profesionales independientes y PyMES descuidan esto por falta de tiempo. Más aún, en los casos en los que son negocios que comercializan sus productos y servicios via Internet, contar con un recurso que brinde esta asistencia de manera recurrente y como si fuera un miembro adicional del equipo, es fundamental.

En todos los casos mencionados, la gran ventaja de contratar servicios de asistencia virtual a través de un abono por una determinada cantidad de horas al mes es que contás con una persona con experiencia, que además tiene una visión emprendedora y profesional, como parte de tu equipo. Esta tercerización de tareas -administrativas o repetitivas que consumen mucho tiempo- te permitirá implementar acciones concretas sin la necesidad de contratar empleados o incrementar tus gastos de estructura.

¿Qué te parece? ¿Puede una asistente virtual ser parte de tu equipo?

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El pobre gerenciamiento del tiempo es una de las causas más importantes del estrés cotidiano. Si bien es probable que no logremos eliminar completamente este estrés, existen cosas simples que podemos realizar para mejorarlo.

¡Dedica algún tiempo a implementar pequeños cambios y notarás la diferencia!

A continuación, 3 consejos para hacer más con menos estrés:

1. Jamás permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo libre o de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la mañana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisión, tómate el tiempo necesario para recargar tu energía. De esta manera serás más efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y comprométete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier otra actividad laboral.
2. Establece un tiempo todos los días para trabajo ininterrumpido. Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada día un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitirá enfocarte en hacer las cosas que tienes que hacer y la sensación de haberlo logrado contribuirá de tal manera que serás más productivo durante el resto del día.
3. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del día. Esto es muy útil ya que te permitirá tener un punto de referencia a partir del cual tendrás claro en que áreas deberás esforzarte para administrar mejor el tiempo. Esta información te permitirá identificar los puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podría ser que fuiste al supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los días buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qué le dedicas tu tiempo, fácilmente podrás mejorar.

¡Espero tengas una semana productiva y libre de estrés!

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Bueno, confieso que algo de eso me sucedió durante este último tiempo. Mi negocio fue creciendo y la cantidad de horas que tengo por día es la misma…

Como tantos emprendedores solitarios, durante algún tiempo me resistía a aceptar que había llegado el punto en el que necesitaba ayuda. Durante los últimos meses he tenido mucho trabajo y, por suerte, varios nuevos clientes.

Pero claro, ¡lo confieso!, a pesar de recomendar a emprendedores, profesionales independientes y PyMES que se sacaran algunos sombreros y contrataran una Asistente Virtual, me costó hacer lo propio para mi negocio.

Finalmente, acepté que mi día también tiene sólo 24 horas y contraté una Asistente Virtual para mí. Ya durante el curso que realicé el año pasado para certificarme como Asistente Virtual en USA mi Coach me preguntó qué estaba esperando para contratar una asistente virtual para mí. Pasaron varios meses desde esa conversación que tuve con ella pero este mes, lo logré.

Felizmente, contraté ayuda y ello no sólo me ha liberado tiempo sino que también ha contribuido a que realizara cierta re-organización. Claro que tanto mi asistente virtual como yo tendremos que recorrer este primer tiempo de adaptación y conocimiento mutuo. Pero estoy muy entusiasmada con el tiempo que he recuperado. Quiero poder poner foco en varios proyectos que también tengo en marcha y esto me permite poder dedicarles el tiempo que requieren.

Y vos, ¿ya pensaste en contratar una Asistente Virtual?

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Hace ya varios años leí el libro Primero Lo Primero, de Stephen Covey. ¡Me pareció excelente!

Navegando por Internet me crucé con este video en el que Covey presenta un muy claro ejemplo incluido en ese libro. 

Es un maravilloso ejercicio práctico que deberíamos tener siempre presente ya que recordándolo nos facilita muchas veces la toma de decisiones.

El ejemplo ilustra muy claramente cómo priorizar. Es un video de 12 minutos pero vale la pena verlo.

¡Espero lo disfrutes!

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Muchas veces deseamos fuera posible agregar algunas horas más a nuestro día para incrementar nuestra productividad. Hasta que alguien descubra cómo lograrlo, la solución para ser más productivos y administrar mejor nuestro tiempo es mejorar nuestras habilidades en la materia.

A continuación, 5 consejos prácticos para esta semana:

1. Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo. Mantén algún control sobre cuánto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por teléfono. Estos son algunos de los más conocidos “ladrones de tiempo”. Una vez que identifiques cuánto tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrás “ahorrar” algo de tiempo en estas áreas.
2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administración del tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar la correspondencia el mismo día que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos pequeños y simples objetivos, podrás continuar con algo más ambicioso. Para cuando te des cuenta, ¡el problema de administración del tiempo será algo del pasado!
3. Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué? Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento de tu progreso. Puedes crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Incluye allí qué planeas hacer y luego completa cuándo realizaste esa actividad. Esto te permitirá ver rápidamente qué necesitas hacer. Además, en la medida en que vayas completando cada uno de los ítems, sentirás gran satisfacción. Esto redundará en motivación para continuar con el plan previsto y muy pronto serás un experto en productividad y administración de tu tiempo.
4. Encuentra el sistema de gerenciamiento del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrás que llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener sólo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusión.
5. Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrónico o tu Palm o hand-held, utiliza la función de alarmas. Te ayudará a recordar qué has planeado para un determinado bloque de tiempo.  

¡Espero tengas una semana muy productiva!

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