Asistencia Virtual en Argentina

Como asistente virtual -o como bien lo hace cualquier asistente ejecutiva- redacto textos para mis clientes: cartas, e-mails, propuestas comerciales, contenidos para presentaciones, para blogs, en fin, una gran variedad de textos. Más aún, como editora de 2 blogs (éste y motiVAcional), el tema de escribir más y mejor siempre me interesa.

Hay un blog en inglés que me gusta muchísimo: Copyblogger.

Allí encontré este divertido post con los 10 pasos para convertirte en un mejor escritor.

Así de fácil lo presentan en Copyblogger:

1. Escribe.
2. Escribe más.
3. Escribe aún más.
4. Escribe aún más que eso.
5. Escribe cuando no quieres escribir.
6. Escribe cuando quieras.
7. Escribe cuando tengas algo que decir.
8. Escribe cuando no lo tengas.
9. Escribe todos los días.
10. Continúa escribiendo.

Sencillo, ¿verdad?

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Hace algún tiempo una amiga me contactó porque estaba literalmente desbordada. Me dijo: “Necesito que vos, que sos la típica secretaria organizada, me cuentes como hacés!”

¡Claro! Las secretarias de alma estamos acostumbradas a esto de la organización y, generalmente, es un tema que nos encanta.

Mi amiga sentía que la situación la superaba. Mate de por medio, conversamos sobre algunas simples técnicas para que lograra organizarse y evitara ese “ruido” interior y esa sensación de descontrol permanente que sentía.

A partir de un breve ejercicio, y entre otras cosas, poniendo por escrito absolutamente todo lo que tenía en su cabeza, la situación mejoró rápidamente. Por supuesto, luego pasamos a detallar metódicamente la manera de organizarse y de administrar mejor su tiempo.

Esta semana me contactó para agradecerme y comentarme que estaba “a full y super productiva” según sus propias palabras. No sólo mejoró su productividad sino que la situación le permitió estar más motivada y de mucho mejor humor, sintiendo que las cosas están bajo control!  

A continuación, te acerco más consejos para administrar mejor tu tiempo y ser más productivo. Recordá que hasta los pequeños cambios pueden tener un gran impacto en tu productividad.

1. Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la administración del tiempo en el trabajo, identifica cuáles son las funciones más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales actividades son las más importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te permitirá fácilmente tomar una decisión cuando debas dejar algo de lado.
2. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a hacerlas, ¡piensa cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la próxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.
3. Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes momentos en el día en el que somos más eficientes. Presta atención a los momentos en los que logras hacer más cosas y luego asegúrate de utilizar ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más efectivo durante la mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde, podría ser una buena idea ir a trabajar más tarde y retrasar un poco el horario de finalización.

En el e-book “101 Consejos de Administración del Tiempo” encontrarás estos y muchos otros consejos para lograr optimizar tu tiempo y mejorar tu calidad de trabajo y de vida. 

¿Qué otros consejos agregarías? ¿Qué hacés para tener una vida productiva y libre de estrés?

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En mi último newsletter, incluí una nota desarrollada a partir de los resultados obtenidos en la encuesta que realizamos a emprendedores, profesionales independientes y PyMES, en el segundo semestre de 2007.

Claramente, la barrera que enfrentan los emprendedores a la hora de delegar es la imposibilidad de encontrar a la persona adecuada. Quieren delegar pero no encuentran en quien hacerlo.

Lee la nota completa presionando AQUI.

El artículo presenta 4 sugerencias para encontrar esa persona que estás buscando. ¡Libera tu tiempo para dedicarte específicamente a desarrollar tu negocio!

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Siendo los servicios de Asistencia Virtual tan novedosos, hoy compartiré 3 ejemplos concretos en los que una asistente virtual puede ayudarte:

1. Blogs o bitácoras: si bien los blogs son un excelente e innovador canal de comunicación tanto con clientes como con empleados y proveedores, todos sabemos el tiempo que consume mantenerlos actualizados. Esta es una tarea que muy fácilmente puedes delegar en una asistente virtual. Una VA podrá tener preparados borradores para que tu revises, creándolos a partir de lineamientos generales que le envíes. Más aún, aquí también el trabajo de manera recurrente le permitirá a tu asistente virtual conocer tu estilo y en poco tiempo reflejará de manera muy efectiva lo que quieres comunicar.
2. Newsletter o Boletín Electrónico: en una asistente virtual podrás fácilmente delegar las tareas administrativas involucradas en la creación y envío de tu boletín electrónico o newsletter. Desde la creación y la necesaria asistencia para darle formato hasta la gestión de tu sistema de autorrespondedor o envíos masivos, tu asistente virtual coordinará todo el proceso e implementarás de manera efectiva este poderoso canal de comunicación con tu red de contactos.
3. Sitio en Internet: muchas asistentes virtuales tienen conocimientos de Frontpage o Dreamweaver y realizan el mantenimiento general de sitios web. Mostrar un sitio actualizado frecuentemente es fundamental y muchos emprendedores, profesionales independientes y PyMES descuidan esto por falta de tiempo. Más aún, en los casos en los que son negocios que comercializan sus productos y servicios via Internet, contar con un recurso que brinde esta asistencia de manera recurrente y como si fuera un miembro adicional del equipo, es fundamental.

En todos los casos mencionados, la gran ventaja de contratar servicios de asistencia virtual a través de un abono por una determinada cantidad de horas al mes es que contás con una persona con experiencia, que además tiene una visión emprendedora y profesional, como parte de tu equipo. Esta tercerización de tareas -administrativas o repetitivas que consumen mucho tiempo- te permitirá implementar acciones concretas sin la necesidad de contratar empleados o incrementar tus gastos de estructura.

¿Qué te parece? ¿Puede una asistente virtual ser parte de tu equipo?

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El pobre gerenciamiento del tiempo es una de las causas más importantes del estrés cotidiano. Si bien es probable que no logremos eliminar completamente este estrés, existen cosas simples que podemos realizar para mejorarlo.

¡Dedica algún tiempo a implementar pequeños cambios y notarás la diferencia!

A continuación, 3 consejos para hacer más con menos estrés:

1. Jamás permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo libre o de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la mañana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisión, tómate el tiempo necesario para recargar tu energía. De esta manera serás más efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y comprométete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier otra actividad laboral.
2. Establece un tiempo todos los días para trabajo ininterrumpido. Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada día un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitirá enfocarte en hacer las cosas que tienes que hacer y la sensación de haberlo logrado contribuirá de tal manera que serás más productivo durante el resto del día.
3. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del día. Esto es muy útil ya que te permitirá tener un punto de referencia a partir del cual tendrás claro en que áreas deberás esforzarte para administrar mejor el tiempo. Esta información te permitirá identificar los puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podría ser que fuiste al supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los días buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qué le dedicas tu tiempo, fácilmente podrás mejorar.

¡Espero tengas una semana productiva y libre de estrés!

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