Asistencia Virtual en Argentina

Hace algún tiempo una amiga me contactó porque estaba literalmente desbordada. Me dijo: “Necesito que vos, que sos la típica secretaria organizada, me cuentes como hacés!”

¡Claro! Las secretarias de alma estamos acostumbradas a esto de la organización y, generalmente, es un tema que nos encanta.

Mi amiga sentía que la situación la superaba. Mate de por medio, conversamos sobre algunas simples técnicas para que lograra organizarse y evitara ese “ruido” interior y esa sensación de descontrol permanente que sentía.

A partir de un breve ejercicio, y entre otras cosas, poniendo por escrito absolutamente todo lo que tenía en su cabeza, la situación mejoró rápidamente. Por supuesto, luego pasamos a detallar metódicamente la manera de organizarse y de administrar mejor su tiempo.

Esta semana me contactó para agradecerme y comentarme que estaba “a full y super productiva” según sus propias palabras. No sólo mejoró su productividad sino que la situación le permitió estar más motivada y de mucho mejor humor, sintiendo que las cosas están bajo control!  

A continuación, te acerco más consejos para administrar mejor tu tiempo y ser más productivo. Recordá que hasta los pequeños cambios pueden tener un gran impacto en tu productividad.

1. Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la administración del tiempo en el trabajo, identifica cuáles son las funciones más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales actividades son las más importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te permitirá fácilmente tomar una decisión cuando debas dejar algo de lado.
2. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a hacerlas, ¡piensa cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la próxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.
3. Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes momentos en el día en el que somos más eficientes. Presta atención a los momentos en los que logras hacer más cosas y luego asegúrate de utilizar ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más efectivo durante la mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde, podría ser una buena idea ir a trabajar más tarde y retrasar un poco el horario de finalización.

En el e-book “101 Consejos de Administración del Tiempo” encontrarás estos y muchos otros consejos para lograr optimizar tu tiempo y mejorar tu calidad de trabajo y de vida. 

¿Qué otros consejos agregarías? ¿Qué hacés para tener una vida productiva y libre de estrés?

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En mi último newsletter, incluí una nota desarrollada a partir de los resultados obtenidos en la encuesta que realizamos a emprendedores, profesionales independientes y PyMES, en el segundo semestre de 2007.

Claramente, la barrera que enfrentan los emprendedores a la hora de delegar es la imposibilidad de encontrar a la persona adecuada. Quieren delegar pero no encuentran en quien hacerlo.

Lee la nota completa presionando AQUI.

El artículo presenta 4 sugerencias para encontrar esa persona que estás buscando. ¡Libera tu tiempo para dedicarte específicamente a desarrollar tu negocio!

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Siendo los servicios de Asistencia Virtual tan novedosos, hoy compartiré 3 ejemplos concretos en los que una asistente virtual puede ayudarte:

1. Blogs o bitácoras: si bien los blogs son un excelente e innovador canal de comunicación tanto con clientes como con empleados y proveedores, todos sabemos el tiempo que consume mantenerlos actualizados. Esta es una tarea que muy fácilmente puedes delegar en una asistente virtual. Una VA podrá tener preparados borradores para que tu revises, creándolos a partir de lineamientos generales que le envíes. Más aún, aquí también el trabajo de manera recurrente le permitirá a tu asistente virtual conocer tu estilo y en poco tiempo reflejará de manera muy efectiva lo que quieres comunicar.
2. Newsletter o Boletín Electrónico: en una asistente virtual podrás fácilmente delegar las tareas administrativas involucradas en la creación y envío de tu boletín electrónico o newsletter. Desde la creación y la necesaria asistencia para darle formato hasta la gestión de tu sistema de autorrespondedor o envíos masivos, tu asistente virtual coordinará todo el proceso e implementarás de manera efectiva este poderoso canal de comunicación con tu red de contactos.
3. Sitio en Internet: muchas asistentes virtuales tienen conocimientos de Frontpage o Dreamweaver y realizan el mantenimiento general de sitios web. Mostrar un sitio actualizado frecuentemente es fundamental y muchos emprendedores, profesionales independientes y PyMES descuidan esto por falta de tiempo. Más aún, en los casos en los que son negocios que comercializan sus productos y servicios via Internet, contar con un recurso que brinde esta asistencia de manera recurrente y como si fuera un miembro adicional del equipo, es fundamental.

En todos los casos mencionados, la gran ventaja de contratar servicios de asistencia virtual a través de un abono por una determinada cantidad de horas al mes es que contás con una persona con experiencia, que además tiene una visión emprendedora y profesional, como parte de tu equipo. Esta tercerización de tareas -administrativas o repetitivas que consumen mucho tiempo- te permitirá implementar acciones concretas sin la necesidad de contratar empleados o incrementar tus gastos de estructura.

¿Qué te parece? ¿Puede una asistente virtual ser parte de tu equipo?

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¿A vos también te sucede que cuando tenés mucho trabajo te cuesta dedicar tiempo a tareas o actividades internas de tu negocio?

Las tareas internas pueden variar desde el desarrollo y envío de tu newsletter, el mantenimiento de tu blog hasta la facturación y el cobro de tus servicios. En fin, esa falta de tiempo es algo que ciertamente me preocupa. Inclusive, estaba en un punto en el cual me preguntaba, ¿realmente debo continuar con el newsletter? 

Por eso, en mi último newsletter, incluí un interesante artículo de Lorraine Pirihi que sincrónicamente apareció en mi e-mail: La Consistencia Ahorra Tiempo y Genera Mayor Rentabilidad.

Podés leer la nota completa presionando aquí. Espero te resulte interesante y te invite a reflexionar respecto de las actividades que realizás, los tiempos y la rentabilidad.

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Incorporar habilidades de gerenciamiento del tiempo es esencial para tener éxito tanto en nuestro trabajo como en nuestras actividades personales. Por suerte hay muchas cosas simples y prácticas que podemos incorporar.

A continuación, algunas sugerencias:

1. Dedica algunos minutos cada mañana a revisar tu listado de tareas. Decide primero que necesitas hacer durante el día. Luego, prioriza los ítems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada mañana para adquirir el hábito de priorizar. Se ha demostrado que si logras hacerlo durante 21 días, habrás adquirido el hábito. Por lo tanto, mantén la rutina y en unas pocas semanas lo estarás haciendo de manera automática cada mañana.
2. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorería, llenar el tanque de nafta y parar en la librería camino al trabajo, considera pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por vos. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin problemas.
3. Comienza una rutina y comprométete con tu agenda. Rutina y agenda – dos palabras que a la mayoría de la gente le disgustan – son las dos palabras más importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: ¡involucra a toda tu familia! Si todos son concientes de qué se espera que hagan, las cosas funcionarán sin inconvenientes.
4. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente esperar a que el médico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto, llevate algo para hacer mientras esperas. Podrías llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas.
5. Comprende de qué se trata realmente la administración del tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a que dedicas tu tiempo – significa encontrar formas de cambiar tu rutina para ser lo más productivo posible. Significa no comprometerse más de lo posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para lograr hacer las cosas más importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida.

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