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Hace algún tiempo una amiga me contactó porque estaba literalmente desbordada. Me dijo: “Necesito que vos, que sos la típica secretaria organizada, me cuentes como hacés!”

¡Claro! Las secretarias de alma estamos acostumbradas a esto de la organización y, generalmente, es un tema que nos encanta.

Mi amiga sentía que la situación la superaba. Mate de por medio, conversamos sobre algunas simples técnicas para que lograra organizarse y evitara ese “ruido” interior y esa sensación de descontrol permanente que sentía.

A partir de un breve ejercicio, y entre otras cosas, poniendo por escrito absolutamente todo lo que tenía en su cabeza, la situación mejoró rápidamente. Por supuesto, luego pasamos a detallar metódicamente la manera de organizarse y de administrar mejor su tiempo.

Esta semana me contactó para agradecerme y comentarme que estaba “a full y super productiva” según sus propias palabras. No sólo mejoró su productividad sino que la situación le permitió estar más motivada y de mucho mejor humor, sintiendo que las cosas están bajo control!  

A continuación, te acerco más consejos para administrar mejor tu tiempo y ser más productivo. Recordá que hasta los pequeños cambios pueden tener un gran impacto en tu productividad.

1. Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la administración del tiempo en el trabajo, identifica cuáles son las funciones más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales actividades son las más importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te permitirá fácilmente tomar una decisión cuando debas dejar algo de lado.
2. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a hacerlas, ¡piensa cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la próxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.
3. Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes momentos en el día en el que somos más eficientes. Presta atención a los momentos en los que logras hacer más cosas y luego asegúrate de utilizar ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más efectivo durante la mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde, podría ser una buena idea ir a trabajar más tarde y retrasar un poco el horario de finalización.

En el e-book “101 Consejos de Administración del Tiempo” encontrarás estos y muchos otros consejos para lograr optimizar tu tiempo y mejorar tu calidad de trabajo y de vida. 

¿Qué otros consejos agregarías? ¿Qué hacés para tener una vida productiva y libre de estrés?

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¿A vos también te sucede que cuando tenés mucho trabajo te cuesta dedicar tiempo a tareas o actividades internas de tu negocio?

Las tareas internas pueden variar desde el desarrollo y envío de tu newsletter, el mantenimiento de tu blog hasta la facturación y el cobro de tus servicios. En fin, esa falta de tiempo es algo que ciertamente me preocupa. Inclusive, estaba en un punto en el cual me preguntaba, ¿realmente debo continuar con el newsletter? 

Por eso, en mi último newsletter, incluí un interesante artículo de Lorraine Pirihi que sincrónicamente apareció en mi e-mail: La Consistencia Ahorra Tiempo y Genera Mayor Rentabilidad.

Podés leer la nota completa presionando aquí. Espero te resulte interesante y te invite a reflexionar respecto de las actividades que realizás, los tiempos y la rentabilidad.

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Incorporar habilidades de gerenciamiento del tiempo es esencial para tener éxito tanto en nuestro trabajo como en nuestras actividades personales. Por suerte hay muchas cosas simples y prácticas que podemos incorporar.

A continuación, algunas sugerencias:

1. Dedica algunos minutos cada mañana a revisar tu listado de tareas. Decide primero que necesitas hacer durante el día. Luego, prioriza los ítems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada mañana para adquirir el hábito de priorizar. Se ha demostrado que si logras hacerlo durante 21 días, habrás adquirido el hábito. Por lo tanto, mantén la rutina y en unas pocas semanas lo estarás haciendo de manera automática cada mañana.
2. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorería, llenar el tanque de nafta y parar en la librería camino al trabajo, considera pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por vos. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin problemas.
3. Comienza una rutina y comprométete con tu agenda. Rutina y agenda – dos palabras que a la mayoría de la gente le disgustan – son las dos palabras más importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: ¡involucra a toda tu familia! Si todos son concientes de qué se espera que hagan, las cosas funcionarán sin inconvenientes.
4. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente esperar a que el médico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto, llevate algo para hacer mientras esperas. Podrías llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas.
5. Comprende de qué se trata realmente la administración del tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a que dedicas tu tiempo – significa encontrar formas de cambiar tu rutina para ser lo más productivo posible. Significa no comprometerse más de lo posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para lograr hacer las cosas más importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida.

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Muchas veces deseamos fuera posible agregar algunas horas más a nuestro día para incrementar nuestra productividad. Hasta que alguien descubra cómo lograrlo, la solución para ser más productivos y administrar mejor nuestro tiempo es mejorar nuestras habilidades en la materia.

A continuación, 5 consejos prácticos para esta semana:

1. Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo. Mantén algún control sobre cuánto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por teléfono. Estos son algunos de los más conocidos “ladrones de tiempo”. Una vez que identifiques cuánto tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrás “ahorrar” algo de tiempo en estas áreas.
2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administración del tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar la correspondencia el mismo día que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos pequeños y simples objetivos, podrás continuar con algo más ambicioso. Para cuando te des cuenta, ¡el problema de administración del tiempo será algo del pasado!
3. Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué? Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento de tu progreso. Puedes crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Incluye allí qué planeas hacer y luego completa cuándo realizaste esa actividad. Esto te permitirá ver rápidamente qué necesitas hacer. Además, en la medida en que vayas completando cada uno de los ítems, sentirás gran satisfacción. Esto redundará en motivación para continuar con el plan previsto y muy pronto serás un experto en productividad y administración de tu tiempo.
4. Encuentra el sistema de gerenciamiento del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrás que llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener sólo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusión.
5. Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrónico o tu Palm o hand-held, utiliza la función de alarmas. Te ayudará a recordar qué has planeado para un determinado bloque de tiempo.  

¡Espero tengas una semana muy productiva!

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