Asistencia Virtual en Argentina

Continúa  la serie sobre los 7 requisitos que debe cumplir un cliente para construir un equipo eficaz con su asistente virtual (leer artículo introductorio).

Estos requisitos definitivamente contribuirán para que la contratación de servicios de asistencia virtual resulte exitosa.

Requisito #6:
Impulsar la implementación de sistemas y procedimientos

Esto es un requisito imperativo. La capacidad de planeamiento y organización de las tareas o actividades tercerizadas en una asistente virtual es fundamental.

No sólo es probable sino altamente recomendable que una asistente virtual tenga más de un cliente. Por lo tanto, el cliente necesitará programar sus actividades e informar anticipadamente sus requerimientos para que la asistente virtual pueda organizarse.

La relación entre la asistente virtual y el cliente no funcionará bien si el cliente trabaja permanentemente en modo de crisis o está constantemente en estado de emergencia, como por ejemplo, corriendo tras fechas de entrega urgentes.

Una asistente virtual no estará siempre a disposición, tiene otros clientes que atender también.

Las asistentes virtuales necesitan organizar sus actividades para poder trabajar de manera eficiente y efectiva. Es esencial que el cliente pueda comunicar correctamente las tareas que desea que su asistente virtual realice incluyendo, entre otros, la fecha esperada de realización de cada una de ellas. Esto no sólo mejora la organización de la asistente virtual sino que también organiza las actividades del cliente.

Sin cierto nivel de organización, la asistente virtual, verá reducida su posibilidad de agregar valor al cliente. Más aún, una asistente virtual profesional contribuirá para que el cliente logre planificar, organizar y sistematizar las actividades que delega en ella. De hecho, normalmente las asistentes virtuales cuentan con la libertad necesaria para organizar -y, de ser necesario, priorizar- las actividades que realizará sin necesidad de consultar y reportar todo a cada instante. Esto permite un uso más eficaz del tiempo y evita tensiones innecesarias además de minimizar el trabajo de modo reactivo.

La disposición del cliente a impulsar la implementación de procedimientos y sistemas que resulten previsibles y organizados agregará valor al cliente en la operación de su negocio. Una asistente virtual profesional contribuirá para detectar tareas recurrentes y podrá fácilmente establecer y documentar procedimientos, de manera que el cliente logre optimizar su operación.

En conclusión, sistematizar tareas y actividades, definir cronogramas y planear anticipadamente es clave para que la relación entre cliente y asistente virtual sea exitosa.

Los clientes que trabajan de manera reactiva y en “modo de emergencia” constante encontrarán dificultades a la hora de contratar servicios de asistencia virtual y, en algunos casos, la contratación de un Teletrabajador en relación de dependencia -en lugar de un proveedor de teleservicios- será más apropiado.